Bokföring och export

Kassan kan göra ett bokföringsunderlag av varje Z-rapport. Varje gång dagen stängs räknar den ut hur dagens försäljning ska bokföras - vilka konton som ska debiteras och krediteras med vilka belopp - och lämnar det som ett verifikat, både på papper och som en fil som kan läsas in i ett bokföringsprogram. Det här kapitlet beskriver hur du kopplar kassans siffror till din kontoplan, vad som skapas vid varje Z-rapport och vilka filer du får ut.

Bokföringen är ett tillägg till Z-rapporten och kan aldrig hindra den. Är något fel i kontoplanen tas Z-rapporten ändå, och felet syns i underlaget i stället.

Kontoplan

Kontoplanen ställs in under fliken Kontoplan och sparas i config/chart_of_accounts.json. Den gäller efter att kassan startats om.

Bokföring aktiv slår på eller av hela funktionen. Låt den vara avstängd tills kopplingen till kontona stämmer: ett felaktigt verifikat är värre än inget. Verifikationsserie är den serie verifikaten får i bokföringen, till exempel Z.

Sidan har sedan flera avsnitt:

Konton är kontoplanens egna konton, med nummer och namn. Alla val längre ner på sidan kan bara peka på konton som finns här, så lägg upp kontona först med + Lägg till konto.
Betalmedel anger vilket konto varje betalsätt debiteras: Kontant, Kort, Swish och Faktura. Kortbetalningar bokförs normalt mot ett fordringskonto, till exempel 1580, och inte direkt mot banken, eftersom pengarna kommer från kortinlösaren först några dagar senare.
Försäljningskonton per momssats är standardkontona för alla varugrupper. För varje momssats finns fyra konton: netto och moms, var för sig för försäljning (debet) och retur (kredit). Oftast är det samma kontonummer på båda sidor.
Kontering per varugrupp låter en enskild varugrupp bokföras på egna konton. Bocka i gruppen för att bryta ut den, och välj sedan konton för de momssatser som visas. En grupp som inte är ibockad följer standarden ovan.
Övriga konton är konton för Rabatter, Öresutjämning och Differens.

Tryck Spara kontoplan när du är klar.

Kontot för Differens behöver en förklaring. Om verifikatet av någon anledning inte går jämnt ut - debet och kredit skiljer sig - bokas skillnaden på det kontot, så att verifikatet ändå går att läsa in. Ett belopp på differenskontot betyder att något i kontoplanen behöver ses över.

Tillgodokvitton bokförs på ett eget skuldkonto, normalt 2421. Det kontot finns inte bland betalmedlen på sidan.

Att kontrollera: Hur kontot för tillgodo ställs in, eftersom det inte visas under Betalmedel i inställningssidan.

Förhandsvisning

Längst ner på fliken Kontoplan finns Visa förhandsvisning. Den bygger det verifikat som den senaste Z-rapporten skulle ha gett med den kontoplan som är sparad, utan att skriva någon fil. Går verifikatet inte jämnt ut visas en varning med DIFFERENS och beloppet. Använd förhandsvisningen varje gång du har ändrat i kontoplanen, och innan du slår på Bokföring aktiv första gången.

Verifikat vid varje Z-rapport

När bokföringen är aktiv skapar kassan ett verifikat i samma ögonblick som Z-rapporten tas. Verifikatet får nästa nummer i verifikationsserien. Det hamnar på flera ställen:

På papper, utskrivet på kvittoskrivaren direkt efter Z-rapporten.
Som SIE-fil i kassans journalkatalog.
I skrivarprogrammets exportarkiv, i en egen mapp per verifikat, tillsammans med en PDF av verifikatet och en PDF av Z-rapporten det bygger på.
I kassans journal, där verifikatets alla rader sparas. Det är den varaktiga källan om en fil skulle försvinna.

Z-rapporten följer med verifikatet för att den som bokför ska kunna se var siffrorna kommer ifrån utan att leta fram kassarullen.

SIE och PDF

SIE är det svenska standardformatet för att flytta bokföring mellan program. Kassan skriver SIE typ 4, ett verifikat per fil, och filen kan läsas in i de flesta svenska bokföringsprogram. I exportarkivet heter filen bokforing.si och ligger i en mapp med kassans beteckning och verifikatets nummer, i formen <kassa>_voucher_z000009. Mappnamnet börjar med kassans beteckning så att flera kassor kan dela samma skrivarprogram utan att deras verifikat krockar.

PDF-filerna i samma mapp, verifikat.pdf och zrapport.pdf, är för den som vill arkivera underlaget eller skicka det till en redovisare. Ett verifikat som inte ryms på en A4-sida kortas av i PDF:en; SIE-filen är alltid komplett.

Exportarkivet ligger hos skrivarprogrammet, som kan köra på en annan dator än kassan. Säkerhetskopiera arkivet som annat bokföringsmaterial.

Att kontrollera: Var exportarkivet hamnar på butikens installation (skrivarprogrammets exportkatalog), och exakt hur kassans beteckning skrivs i mappnamnet.

Fortnox

Kassan skickar inte själv något till Fortnox, och inställningssidan har ingen Fortnox-flik. Kassans del slutar vid exportarkivet. Överföringen sköts av R-GO Fortnox, en fristående tjänst som läser verifikaten där och skapar dem i kundens Fortnox, med verifikationen och Z-rapporten som PDF-bilagor. Varje leverans startas av någon, och tjänsten håller reda på vad som redan skickats, så att samma Z-rapport aldrig hamnar två gånger.

SIE-filen kan inte läsas in i Fortnox - Fortnox har ingen sådan import. Andra bokföringsprogram brukar kunna det.

Kontoplanen du ställer in här styr också det som hamnar i Fortnox. Två saker måste stämma med kundens Fortnox: kontona ska finnas där (normalt BAS), och verifikationsserien - kassans är normalt Z - ska vara upplagd i Fortnox och markerad som manuell. Hur tjänsten installeras och kopplas till kundens Fortnox står i R-GO Fortnox.