Rapporter: X och Z
Kassan räknar hela tiden ihop det som säljs. Med rapporterna får du ut summorna på papper: X-rapporten när du vill se hur dagen går, och Z-rapporten när dagen ska avslutas. Det här kapitlet förklarar skillnaden mellan dem, hur du registrerar växelkassan, hur du skriver ut journalen och hur kortterminalens rapporter hänger ihop med kassans.
Alla rapporter kräver att inget kvitto pågår. Har du varor inslagna som inte är betalda tar kassan ingen rapport när du trycker på en rapportknapp, och lägesraden visar varför. Betala klart eller ta bort raderna med Backa först. Ett kvitto som är betalt men inte utskrivet är däremot inget hinder: trycker du på en rapportknapp sparas det kvittot elektroniskt och rapporten tas.
Växelkassa
Växelkassan är de pengar som ligger i kassalådan när dagen börjar. Beloppet står på X- och Z-rapporten, så att den som räknar kassan vet vad som ska finnas kvar i lådan utöver dagens försäljning.
Räkna lådan, slå in beloppet och tryck Växelkassa (på knappen kan det stå Växel). Har du räknat fel kan du slå in ett nytt belopp och trycka igen, så länge dagens första köp inte är gjort. Efter första köpet är växelkassan låst och kan inte ändras förrän nästa Z-rapport har tagits. Registrerar du ingen växelkassa står den som noll på rapporterna.
När växelkassan registreras skriver kvittoskrivaren en remsa med beloppet, kassan och tiden, och en rad för signatur. Räknar du om skriver den en ny remsa som också visar vilket belopp som ersattes.
Fast växelkassa. Kassan kan vara inställd på att föra över växelkassan till nästa dag. Den växelkassa som gäller vid Z-rapporten registreras då direkt för nästa period, och en remsa med texten “Överförd från Z” skrivs ut. Stämmer lådan inte med beloppet, till exempel för att pengar har tagits ut, räknar du lådan och slår in det rätta beloppet före dagens första köp.
X-rapport (avläsning)
X-rapporten visar hur det ser ut just nu: hur mycket som sålts sedan förra Z-rapporten, fördelat på betalsätt och moms, hur många kvitton som gjorts och vad växelkassan är. Rubriken på papperet är X-DAGRAPPORT.
Tryck X (eller X-rapport). Rapporten skrivs ut. Den nollställer ingenting, så du kan ta en X-rapport hur många gånger du vill under dagen, till exempel när du byter kassör eller vill stämma av lådan mitt på dagen. Kommer rapporten inte ut frågar kassan inte om ett nytt försök; tryck X igen när skrivaren fungerar.
Har butiken en Nets-terminal tar terminalen samtidigt en egen X-rapport, som skrivs ut efter kassans.
Z-rapport (dagsavslut)
Z-rapporten avslutar dagen. Den visar samma sorts summor som X-rapporten, men nollställer sedan dagens räkning så att nästa dag börjar från noll. Varje Z-rapport får ett eget löpnummer som står på papperet, och rubriken är Z-DAGRAPPORT. Z-rapporten är ett lagkrav och ska tas en gång när butiken stänger, efter dagens sista kvitto.
Tryck Z (eller Z-rapport). Det händer flera saker efter varandra:
- Har butiken en Nets-terminal gör den sitt eget dagsavslut först.
- Kassans Z-rapport skrivs ut. Först när den har kommit ut på skrivaren stängs dagen.
- Kortterminalens rapport skrivs ut efter kassans.
- Är bokföringen påslagen skrivs också ett bokföringsverifikat ut, som visar hur dagens försäljning bokförs. Det lämnar du till den som sköter bokföringen om butiken vill ha det på papper.
Kassans Z-rapport tas även om kortterminalen inte svarar. Terminalens dagsavslut får då göras senare, men kassans dag är stängd.
Efter Z-rapporten kan växelkassan för nästa dag registreras. Med fast växelkassa är den redan registrerad, men kan ändras före första köpet.
Svarar skrivaren inte när Z-rapporten ska skrivas ut visar kassan rutan SVAR KRÄVS med frågan “Z-rapport: försök skriva ut igen? (Y/N)”. Dagen är då ännu inte stängd, och kassan väntar på ditt svar. Kontrollera att skrivaren är påslagen, har papper och att luckan är stängd, och tryck Ja; frågan kommer tillbaka så länge utskriften inte går igenom. Trycker du Nej avbryts Z-rapporten och dagen förblir öppen; ta då en ny Z-rapport när skrivaren fungerar. Det avbrutna försöket har redan fått ett löpnummer, så nästa Z-rapport får nästa nummer och ett nummer hoppas över. Det är meningen: luckan visar att ett försök gjordes.
Att kontrollera: Vad som syns om kortterminalens dagsavslut misslyckas - kassan visar i dag inget fel för det på skärmen.
Journalutskrift
Journalen är kassans fullständiga logg över allt som har hänt: varje rad, varje betalning och varje rapport. Den kan skrivas ut när någon, till exempel Skatteverket vid en kontroll, vill se den.
Dagens journal. Tryck Journal utan att slå in något. Journalen sedan förra Z-rapporten skrivs ut.
Äldre dagar. Journalen är uppdelad per Z-rapport, och du väljer vilka dagar som ska skrivas ut med Z-rapporternas löpnummer:
- Slå in numret på den första Z-perioden och tryck Journal. Inget skrivs ut än.
- Slå in numret på den sista Z-perioden och tryck Journal igen. Journalen för hela intervallet skrivs ut.
Vill du bara ha en period slår du in samma nummer båda gångerna. Medan kassan väntar på det andra numret tar den inte emot försäljning; tryck C om du vill avbryta.
Kortterminalens rapport
Kortterminalen håller sin egen räkning över kortköpen. Med en Nets-terminal tar kassan terminalens X- och Z-rapport automatiskt tillsammans med sina egna, som beskrivs ovan.
Avstämning (på knappen kan det stå K-Avs) gör en kortavstämning på Nets-terminalen: terminalens köp skickas till banken och terminalens räkning nollställs. Terminalens rapport skrivs ut på kassans skrivare. Avstämning går inte att göra mitt i ett kvitto.
Med en Worldline-terminal tar kassan inga rapporter från terminalen. Avstämningen sker då på terminalen själv eller hos banken.
Att kontrollera: Om och när butiken vill att kassören gör Avstämning, eller om den sköts automatiskt av kortsystemet.
Export till Skatteverket
Skatteverket kan begära en export av kassans journal i ett särskilt filformat. Den görs från kassan: se till att inget kvitto pågår, slå in 2027 och tryck Delsumma. Lägesraden visar sedan “SKVFS-export skapad” och var filen hamnade. Det är bara när butikschefen ber om det som du behöver göra detta.